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Was ist eine ABC Analyse

ABC-Analyse Vorgehensweise

Bei der ABC-Analyse (auch Pareto-Analyse genannt) handelt es sich um eine Analysemethode, deren Aufbau in der Regel aus zweidimensionalen Wertepaaren besteht und das Wesentliche vom Unwesentlichen trennen soll. Diese Wertepaare werden in Klassen eingeordnet, die ein grobes Bild der IST-Situation verschaffen bzw. auf weitere Vorgehensweisen hinweisen sollen. Durch die ABC-Analyse kann festgestellt werden, auf welche Weise man “mit 20% Aufwand 80% des Ertrages erzielt”. In diesem Fall spricht man von der 80/20-Regel bzw. vom Pareto-Prinzip: Wenn man sich in seinem Unternehmen nur auf die weniger aufwändigen aber ertragreicheren Produkte, Dienstleistungen oder Prozesse konzentriert, wird man als Unternehmen erfolgreicher. Dadurch lassen sich die Kosten reduzieren, und zwar nicht nur in der Materialwirtschaft sondern auch im Vertrieb, Verwaltung und Marketing. Deshalb sollte jeder Unternehmer oder Existenzgründer die ABC-Analyse durchführen, um sich bei den Prozessen und Produkten nur auf das Wesentliche zu konzentrieren bzw. auf das, was am meisten einbringt.

Ziele der ABC-Analyse

In der Materialwirtschaft gilt die ABC-Analyse als ein einfaches und dennoch sehr wichtiges Hilfsmittel, um sich ein Bild von der IST-Situation zu machen. Ihr Ziel ist es herauszufinden, welchem Bereich, Produkt oder Prozess besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Auf diese Weise kann sie das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag aufzeigen, um dadurch für die Zukunft korrekten Schlüsse ziehen zu können. Mit der ABC-Analyse ist es also möglich:

1. Das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen
2. Transparenz und Vergleichsmaßstäbe zu schaffen
3. Ansatzpunkte für Verbesserungen zu identifizieren
4. Rationalisierungsschwerpunkte zu setzen
5. Materialwirtschaftliche Entscheidungen zu fundamentieren
6. Unwirtschaftliche Anstrengungen vermeiden
7. Die Wirtschaftlichkeit steigern

ABC Analyse Excel

Dabei werden die Werte der ABC Analyse nach Prioritäten in drei Klassen aufgeteilt:

A = sehr wichtig oder dringlich
B = wichtig oder dringlich
C = weniger wichtig oder dringlich

Dieses Ordnungsverfahren eignet sich zur Klassifizierung einer großer Datenanzahl, beispielsweise von Prozessen, Kunden, Erzeugnissen etc. Die Einteilung in drei Klassen ist zwar üblich, jedoch nicht zwingend erforderlich. Vielmehr hängt sie von der darauf folgenden Behandlungen der unterschiedlichen Gruppen ab. Eine Unterteilung in mehrere Gruppen ist also nicht sinnvoll, wenn zwei oder mehrere Gruppen später gleich behandelt werden.

Einsatzgebiete der ABC-Analyse

Die Anwendungsbereiche der ABC-Analyse sind sehr vielfältig. Sie ist vor allem innerhalb, aber auch außerhalb der Betriebswirtschaft sehr weit verbreitet. Das Verfahren der ABC-Analyse ist generell anwendbar: z.B. im Rahmen der Materialwirtschaft (ABC-Lieferanten, ABC-Materialien), bei der Analyse der zu verkaufenden Leistungseinheiten (Kundenerfolgsrechnung, Absatzsegmentrechnung, Programmplanung) aber auch im Zeitmanagement, Organisation und der Kostenrechnung. Die ABC-Analyse hat ihre größte Bedeutung aber in der Materialwirtschaft, da sie sich auch sinnvoll mit der XYZ-Analyse kombinieren lässt. Da sie als ein wichtiges Hilfsmittel zur Rationalisierung gilt, lässt sie sich in Unternehmen jeder Größe und Art sowie in allen Funktionsbereichen anwenden. So werden zum Beispiel Produkte nach ihren Verkaufszahlen, Lieferanten nach ihrem Einkaufsvolumen oder Kunden nach ihrem Umsatzanteil klassifiziert.

Mithilfe dieses Verfahrens werden auch in der Lagerhaltung, je nach Zugriffshäufigkeit A-, B- und C-Plätze identifiziert. Eine solche ABC-Analyse kann mit jeder Tabellenkalkulation (zumeist Excel) durchgeführt werden und ist demnach ein einfaches Werkzeug, um die Daten in eine Struktur nach ihrer Wichtigkeit oder Bedeutung zu bringen. Somit verschafft die ABC-Analyse einen schnellen Überblick über eine gewisse Datenmenge. Um welche Art von Daten es sich handelt, ist zunächst unerheblich. Möchte man zum Beispiel erfahren, welche Produkte im eigenen Unternehmen sich am besten verkaufen, kann man die Produkte nach ihrem relativen Anteil zum Gesamtumsatz anordnen. Als Ergebnis der ABC-Analyse kann man am Schluss z.B. für die Produkte aus der C-Gruppe weniger Werbung betreiben und dadurch die Marketingkosten reduzieren.

Was ist eine XYZ-Analyse?

Die XYZ-Analyse ist ein Verfahren der Materialwirtschaft in der Betriebswirtschaftslehre. Hier wird anhand von Erfahrungen, Aufzeichnungen, Ergebnissen oder durch die Ermittlung von saisonalen Umständen die Umsatzregelmäßigkeit zugeordnet. Vor allem wie oft das Ersatzteil in Zukunft gebraucht wird. Unterteilt ist die XYZ Analyse in folgende Gruppierungen. X bezeichnet einen konstanten Verbrauch wie den Benzin für die Stapler, welche monatlich fast immer die gleiche Strecke fahren. Y bezeichnet Artikel, die stärkeren Schwankungen unterliegen, zumeist aus saisonalen Gründen. Ein Spargelbetrieb benötigt für die Stapler einfach von April bis Juli mehr Benzin. Z bezeichnet einen völlig unregelmäßigen Verbrauch.

ABC Analyse mit Excel erstellen

Eine ABC Analyse mit Excel zu erstellen ist einfacher als Sie glauben. Sehen Sie hierzu auch das Video unten.

Vor- und Nachteile der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse besticht in aller erster Linie durch ihre Einfachheit. Ihre Anwendung verursacht dadurch in jedem Unternehmen nur einen relativ geringen Aufwand. Indem man sich auf die wesentlichen Faktoren beschränkt, können auf diese Weise auch komplexe Probleme analysiert werden. Ein weiterer Vorteil der ABC-Analyse abgesehen von den qualitativen Faktoren ist, dass sie unabhängig vom Untersuchungsgegenstand überall einsetzbar ist. Außerdem ermöglicht sie eine übersichtliche Darstellung der Ergebnisse und bringt sie in einer Grafik unter. Die ABC-Analyse hat aber auch ihre Nachteile, denn es bleibt immer eine gewisse Unsicherheit, wo genau die Grenzen für bestimmte A, B und C Klassen zu ziehen sind.

Wenn man zum Beispiel die Grenze zu hoch ansetzt, so fallen immer mehr Güter in die A Gruppe. Zudem ist die Einteilung auch in weniger oder mehr als nur drei Kategorien möglich, was aber für einen größeren Aufwand und zusätzliche Fehler sorgt. In einem solchen Fall kann die falsche Zuordnung zu falschen Ergebnissen und dadurch auch zu unwirtschaftlichen Entscheidungen führen. Hier unterstützt unsere Unternehmensberatung die Kunden. Denn durch emotionale Beweggründe ordnen die Kunden oftmals zu viele Artikel der A Gruppe zu.

ABC Analyse

Vorgehensweise der ABC-Analyse in 6 Schritten

Im folgenden Fall handelt es sich bei den einzuteilenden Gütern um beschaffte Materialien. Selbstverständlich kann die Vorgehensweise aber auch auf ausgesuchte Kunden, Lieferanten usw. übertragen werden. Hier finden Sie ein Beispiel für eine ABC Analyse.

1. Schritt ABC-Analyse

Zuerst muss von den einzelnen Materialpositionen der Verbrauchswert ermittelt werden. Dazu wird die Menge, die von jedem Material jährlich verbraucht wird, erfasst und mit dem durchschnittlichen Einkaufspreis für dieses Gut multipliziert.

2. Schritt ABC-Analyse

Nach ihrem Verbrauchswert absteigend, werden nun alle Positionen nach diesem sortiert und anschließend die einzelnen Werte kumuliert.

3. Schritt ABC-Analyse

Dann wird am Gesamtwert der prozentuale Anteil jeder Position errechnet, kumuliert werden auch die Prozentzahlen.

4. Schritt ABC-Analyse

Im nächsten Schritt der ABC Analyse wird an der Gesamtzahl der Positionen der prozentuale Anteil jeder einzelnen Position ermittelt bzw. erneut kumuliert. Dabei ist es auch möglich, den Volumenanteil oder Mengenanteil jeder Position als Bezugsgröße für die ABC Analyse heranzuziehen.

5. Schritt ABC-Analyse

Danach werden Wertgrenzen gezogen, und zwar bei bestimmten Prozentanteilen am Gesamtwert. Pauschal kann nicht gesagt werden wo das geschieht und ist demnach von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Hierfür kann eine neutrale Person sehr hilfreich sein.

6. Schritt ABC-Analyse

Im letzten Schritt werden die kumulierten prozentualen Anteile an der Gesamtzahl der Positionen anhand eines Pareto-Diagramms oder in Form einer Lorenzkurve grafisch gegenübergestellt.

ABC Analyse Wichtigkeit

Die ABC-Analyse – Fragen und Antworten

Was bedeutet ABC-Analyse?
Als Unternehmer gilt für Sie ein Ziel: Maximaler Gewinn mit minimalem Aufwand. Sie wollen sämtliche Ressourcen optimal verwenden. Ob im Einkauf, in der Produktion oder im Vertrieb: diesem Ziel arbeiten Sie in allen Bereichen entgegen. Mit der ABC-Analyse stellen Sie den aktuellen Ressourceneinsatz einzelner Bereiche deren Beitrag zum Unternehmensertrag entgegen. Das Verhältnis von Aufwand und Ertrag wird hierzu unter die Lupe genommen. Der Hintergrund der ABC-Analyse ist folgender: Weltweite Studien ergaben, dass meist 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Umsatzes erwirtschaften. Als Pareto-Regel bekannt, lässt sich dieses 80/20-Phänomen auf andere Unternehmens-Bereiche übertragen.

Welchen Sinn macht die ABC-Analyse?
Übertragen wir diese Pareto-Regel auf andere Unternehmensbereiche, heißt dies: 20 Prozent der Kunden (Stammkunden, Großkunden) sind für 80 Prozent Umsatz verantwortlich. Wichtige Tätigkeiten benötigen 20 Prozent Zeit, unwichtige Aufgaben verschwenden 80 Prozent der Arbeitszeit. Die ABC-Analyse ermittelt den Bereich, welcher Ihre Aufmerksamkeit auf genannten Ebenen verdient. Welche Produkte, welche Leistungen sind für den Umsatz Ihres Unternehmens letztendlich verantwortlich? Welche Kunden und Lieferanten sind wichtig für Erfolg und Gewinn?

Wie entsteht die Klassifikation in der ABC-Analyse?
Bleiben wir bei der Pareto-Regel und ihrer Produkt-Analyse: Der mengenmäßig kleine Teil von Produkten, der den größten Teil des Umsatzes erwirtschaftet, bildet die Klasse A. Klasse B entsteht aus mittelwertigem Warensortiment, welches für die mittlere Umsatzstärke verantwortlich ist. Weniger wichtige und umsatzschwache Produkte werden der Klasse C zugeordnet. Diese Einteilung wird auch im Bereich der Tätigkeiten, der Kunden sowie der Lieferanten ermittelt.

Welche Vorteile hat die ABC-Analyse?
Mit relativ geringem Aufwand können komplexe Probleme analysiert werden. Dabei beschränkt sich die ABC-Analyse auf die wesentlichen Faktoren. Die ABC-Analyse ist einfach anwendbar. Die Ergebnisse der ABC-Analyse sind übersichtlich in grafischer Form darstellbar und verständlich zu präsentieren. Die Methode der ABC-Analyse ist unabhängig von den Objekten der Untersuchung anwendbar.

Was spricht gegen die ABC-Analyse als Bewertung?
Die Einteilung der ABC-Analyse in nur drei Klassen kann als zu grob bewertet werden. Diese grobe Einteilung unterstützt jedoch die komplexitätsreduzierte Gruppierung. Bei Bedarf ist die ABC-Analyse auch erweiterbar durch D- und E-Klassen. Die ABC-Analyse wird jeweils auf nur ein Kriterium angewendet. Auch dieser Nachteil kann relativiert werden durch die Kombination von zwei Faktoren und deren Multiplikation. Das Fehlen konsistenter Daten für die ABC-Analyse ist aber letztendlich die Hauptproblematik, die gegen ihre Anwendung spricht.

Gibt es für die ABC-Analyse weitere Anwendungsmöglichkeiten?
Die ABC-Analyse ist in vielen Bereichen verwendbar. Sie ist unabhängig von zu untersuchenden Gegenständen einsetzbar. Beschränkt auf die wesentlichen Faktoren ist die ABC-Analyse zeit- und kostensparend. So ist sie zum Beispiel auch zur Lagerplanung, zur Qualitätssicherung oder bei der Standortbestimmung eine Diagnoseform zur Erfolgsgarantie Ihres Unternehmens.

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