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Social Media Guideline

Social Media – Social Media Guideline

Social Media ist als Kommunikationsinstrument bereits in zahlreichen Unternehmen angekommen. Den Chancen stehen jedoch auch Risiken gegenüber. Risiken, die durch den Einsatz einer Social Media Guideline oder Social Media Richtlinie vermindert werden können. Hierbei geht es jedoch nicht darum, den Mitarbeiter im Unternehmen etwas vorzuschreiben. Sondern diese durch die Social Media Guidelines abzusichern. Zudem sollten den Mitarbeitern alle Vorgaben und Wünsche der Geschäftsführung bekannt sein. Auch diese kann man in den Social Media Guidelines vermerken. Denn sobald eine Abmahnung kommt oder ein Hacker das System mit Malware infiziert hat, wird schnell ein Schuldiger gesucht. Mitarbeiter können sehr gute Markenbotschafter und Social Media Mitarbeiter sein, sofern die Nutzung dienstbezogen ist und einige Regeln aufgestellt und eingehalten werden.

Vor allem im Bereich Social Media ist eine strikte Trennung nach beruflichen und privaten Themen nicht mehr möglich. Deshalb stellen Empfehlungen, den Mitarbeitern den E-Mail Account für private Nutzung zu verbieten keine Lösung mehr dar. Zudem sollen zwar die Mitarbeiter oftmals eigenverantwortlich als Social Media Markenbotschafter auftreten und kommunizieren, jedoch die Weisungen des Arbeitgebers und die Social Media Guidelines einhalten. Sobald ein Arbeitgeber das Internet nur zur dienstlichen Nutzung zulässt, kann Social Media nicht mehr von den Mitarbeitern ausgeführt werden. Noch dazu sinkt bei den Mitarbeitern die Akzeptanz durch derartige Verbote, was dem Arbeitgeber zumeist nicht ohne Bedeutung bleibt. Zudem können Arbeitgeber die private Nutzung des Internets sowieso nur während der Arbeitszeiten untersagen. Deshalb ist es sehr sinnvoll, die Mitarbeiter bezüglich Social Media zu sensibilisieren.

Social Media Botschafter MACHEN

Social Media Guidelines sicheren erfolgreiches Online Marketing ab

Aus diesem Grunde stellen Betriebsvereinbarungen, Social Media Guidelines, Social Media Richtlinien sowie Unternehmensrichtlinien ein althergebrachtes Instrument dar, verbindliche Regeln zu formulieren und im Interesse des Arbeitgebers umzusetzen. Es gilt zu beachten, dass Social Media Richtlinien schnell das Meinungsäußerungsrecht und allgemeine Persönlichkeitsrecht berühren. Dies ist aber auch für Mitarbeiter von Vorteil, da nun die Social Media Arbeit nicht mehr in einer nicht geklärten Grauzone stattfindet, sondern ein offizielles Reglement vorliegt. Und nur Mitarbeiter die sich sicher fühlen, können auch die volle Leistung abrufen. Eine entsprechende Nutzung der betrieblichen IT Struktur ist auch nach Rechtsprechung des BAG grundsätzlich rechtswirksam.

Welche Punkte sollte eine Social Media Unternehmensrichtlinie enthalten?

Soll eine Betriebsvereinbarung zur Social Media Nutzung, auch Social Media Guideline erstellt werden, sollte vor allem auf folgende Punkte geachtet werden:

• Vertretungsregeln bei Urlaub oder Krankheit oder sonstigem Ausfall
• Definition welcher Inhalt ist dienstbezogen und welcher Inhalt ist privat
• Verhaltensregeln bei der externen Kommunikation über Social Media
• Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben wie CO2 Werten bei Autohäusern
• Einhaltung der Datensicherung, vor allem bei Downloads und Passwortvergabe
• Wie Laptop, Handy oder Tablett von Unternehmensmitarbeitern zu nutzen sind
• Mögliche Sanktionen bei Verstoß gegen die Richtlinien drohen
• Welche Daten gespeichert werden sollten bei einem berechtigten betrieblichen Interesse
• Eine dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit genügende Richtlinie zur Auswertung und Analyse von Nutzerdaten unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Grundsätze.

Wie zu erkennen, kann man alles regeln. Es stellt sich der besseren Übersichtlichkeit jedoch die Frage, welche Punkte in die Social Media Guidelines gehören. Zudem sollten die aufgestellten Richtlinien dem AGB Recht genügen und die Transparenz gewahrt bleiben. Aus diesem Grund bieten wir auch kein Muster der Social Media Guidelines an. Diese sind zu erarbeiten, dann nach ABC Wichtigkeit zu sortieren und ggf. sind teilweise B Punkte und alle C Punkte wieder zu entfernen.

Social Media Guidelines

Social Media Guideline Muster ist nicht praktikabel

Die moderne Kommunikation über Social Media, die Webseite und sonstige Plattformen, wie YouTube, hat schon lange Einzug in modernen Unternehmen gehalten. Zumal die Generation Y dies als Selbstverständlichkeit betrachtet. Die Linien zwischen privater und dienstlicher Nutzung verschwinden immer mehr. Als Unternehmer sollten Sie besser heute als morgen eine Social Media Guideline erarbeiten und den Mitarbeitern zur Unterschrift vorlegen. Denn es werden rechtliche Schwierigkeiten kommen. Vor allem, wenn Sie erfolgreich arbeiten und Neider auf Sie aufmerksam werden.

Als Geschäftsführer sind Sie sogar verpflichtet, Risiken vom Unternehmen abzuwenden um nicht wegen Verletzung der Legalitätspflichten (Compliance) mit den rechtlichen Folgen zu kämpfen. Es besteht nicht nur ein Risiko bezüglich rechtlicher Folgen. Auch die wirtschaftlichen Kosten sind zu bedenken und der mögliche Verlust von Reputation. Denn soziale Netzwerke können schon jetzt den Verlauf von Aktienkursen wie im Fall Tesla enorm beeinflussen. Bedenken Sie, dass Sie als Geschäftsführer sogar für einen Mitarbeiter verantwortlich sind, der z.B. ein Auto von Ihrer Ausstellung fotografiert und hinzu schreibt, dass er neu in der Firma ist. Auch der private Mitarbeiter muss bei diesem Posting auf seinem privaten Facebook Account die CO2 Werte angeben. 

Fazit: Erstellung Social Media Guideline

Suchen Sie sich einen Unternehmensberater, Medien Rechtsanwalt oder eine Social Media Agentur. Unsere Agentur vertritt den Bereich Social Media Agentur und Unternehmensberatung. Und lassen Sie sich die rechtlichen und tatsächlichen Folgen der Nutzung von Social Media vor Augen führen. Entwickeln Sie zusammen mit anderen Abteilungen im Unternehmen (Revision, IT Abteilung, Personal, Marketing) eine Social Media Guideline. Und je mehr Personen im Unternehmen mit der Erarbeitung beschäftigt sind, desto besser lassen sich die Social Media Richtlinien später umsetzen. Angepasst an konkrete Bedürfnisse im Unternehmen geben Sie Ihren Mitarbeitern die Richtlinien und Sicherheit, die Sie für einen sorgsamen Umgang mit Social Media brauchen. Selbstverständlich können Sie nicht alle Möglichkeiten und Vorfälle absichern. Denn wenn Sie hierzu einen Medien Rechtsanwalt fragen, wird er Ihnen den Tipp geben, Social Media komplett zu verbieten und die private Nutzung in der Firma auszuschließen. Schaffen Sie durch die Social Media Richtlinien ein Konstrukt, dass Ihnen zu 90 % Sicherheit bietet und die meisten Fälle abdeckt. Denn das komplette unternehmerische Risiko kann man auch in Social Media nicht ausschließen. Die Chancen sind zudem ungleich höher als das zu erwartende Risiko. 

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