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Pflichtangaben auf Rechnung Existenzgründer Start up

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Vor allem Existenzgründer und Start ups legen oft viel Wert auf eine optisch schöne Rechnung. Vergessen jedoch, dass der Gesetzgeber die Anforderungen für eine Rechnung klar definiert hat. Bei einer Rechnung handelt es sich im Grunde nur um ein Dokument, in der vom Rechnungssteller die Bezahlung der Rechnung innerhalb einer gesetzten Zeit verlangt wird. Wobei zu beachten ist, dass auch bereits ohne eine erstellte Rechnung eine Produkthaftung oder Gewährleistung vorliegt.

Eine Rechnung muss der Unternehmer oder Existenzgründer zehn Jahre lang aufbewahren. Dabei muss auf der Rechnung nicht unbedingt das Wort Rechnung stehen, so lange klar erkennbar ist, dass eine Leistung abgerechnet wird. Es gibt auch keine spezielle vom Finanzamt verlangt Form für eine Rechnung. Als Existenzgründer oder Start up sollte man sich jedoch darüber im Klaren sein, dass eine ordentlich erstellte Rechnung, optisch schön aufbereitet die Formvorschriften und Pflichtangaben erfüllen sollte. Denn es handelt sich um eine Art Visitenkarte Ihres Unternehmens, das Folgeaufträge mit sich ziehen kann.

Fehlen die Pflichtangaben auf einer Rechnung, oder ist die gestellte Rechnung fehlerhaft, fällt dies beim Empfänger oft erst in einer Betriebsprüfung oder Umsatzsteuerprüfung auf. Als Zahlender verlieren Sie unter Umständen den Anspruch auf Vorsteuererstattung und es müssen alte Rechnungen storniert und neue Rechnungen erstellt werden. Diese peinliche Belehrung vom Finanzamt und dem Empfänger der Rechnung sollten Sie sich als Existenzgründer unbedingt sparen und nur Finanzamt sichere Rechnungen mit den erforderlichen Pflichtangaben erstellen und versenden.

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Sinnvolle Zusatzangaben für eine professionelle Rechnung

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben gibt es eine Reihe von freiwilligen Zusatzangaben, die man mit auf der Rechnung anbringen sollte. Wenn Sie bereits ein Muster Ihrer Rechnungsvorlage erstellt haben, können Sie das Rechnungsmuster mit folgenden freiwilligen Angaben ausstatten.

Geben Sie auf der Rechnung immer Ihre Kontaktdaten wie Telefonnummer, Email Adresse, URL und direkte Durchwahl des Erstellers an. Dies erspart eine Verzögerung bei der Bezahlung der Rechnung bei möglichen offenen Fragen.

Bezahlarten Rechnung Existenzgründer

Welche Bezahlverfahren Sie dem Kunden anbieten, wurde zumeist vorher geklärt. Jedoch gibt es in einigen Branchen Skontoabzüge durch eine Schnellzahlung der Rechnung. Wenn Sie also eine Paypal Zahlung mit anbieten möchten, geben Sie alle wichtigen Daten mit an. Teilen Sie ebenfalls mit, ob der Kunde überweisen soll oder der Betrag abgebucht wird.

Sie müssen als Existenzgründer oder Unternehmer keine Zahlungsfrist angeben. Aber um den Kunden auf den Zahlungsverzug hinzuweisen, empfiehlt es sich die Rechnung mit der Info: Zahlbar bis zum 15.02.2015 zu versehen, damit Sie später ohne Frist direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einreichen könnten. Geben Sie keine Frist zur Bezahlung der Rechnung ein, tritt der Verzug laut § 286 BGB 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Privatpersonen müssen Sie als Existenzgründer oder Unternehmer jedoch nochmals per Zahlungserinnerung oder Mahnung hinweisen. Natürlich sollte man dies auch bei Unternehmen machen. Hier könnten Sie jedoch bereits ohne Mahnung die Forderung über ein Gericht erstreiten.

Belegabrechnung Finanzamt

Pflichtangaben Rechnung für Unternehmen und Existenzgründer

Bei den Pflichtangaben für eine Rechnung gilt es genau alle Formvorschriften zu beachten, da das Finanzamt hier zumeist keine Ausnahmen zulässt und unzulässige Rechnungen reklamiert. Folgende Pflichtangaben müssen auf eine Rechnung:

– Anschrift und Name des Unternehmens
– Anschrift und Name des Schuldners
– Aufgliederung der gelieferten Produkte nach Umfang und Dienstleistung
– Steuersätze und wenn im Ausland ob mit MwSt. oder ohne
– Nettogesamtbetrag und die anfallenden Steuern
– Rechnungsdatum was das Ausstellungsdatum ist
– eine nur einmalig vergebene Rechnungsnummer die vorlaufend ist
– In den Fällen des §14b Abs 1 Satz 5 Hinweis Aufbewahrungspflicht
– Steuernummer oder Umsatzsteuer Nummer des Erstellers der Rechnung
– Wann die Leistung geliefert wurde mit Datum. (Lieferdatum) Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,

Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung

Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro benötigen nicht alle oben genannten Angaben und brauchen nur die Anschrift des Erstellers, das Datum, die Menge oder Art der Dienstleistung, den Bruttobetrag und den enthaltenen Steuersatz. Aber auch bei Kleinbetragsrechnungen sollten Sie immer eine ordentlich erstellte Rechnung als Existenzgründer erstellen. Wenn Sie Kleinunternehmer sind und keine Umsatzsteuer ausweisen können, sollten Sie dies auf der Rechnung vermerken, um Nachfragen und Probleme zu vermeiden.

Steuernummer auf der Rechnung als Pflichtangabe

Vor allem bei Freiberuflern werden unter der betrieblichen Steuernummer auch die privaten Steuerangelegenheiten geführt. Einige Existenzgründer scheuen sich jedoch, diese Nummer zu veröffentlichen, da man der Meinung ist, man könnte mit dieser Nummer private Daten durch einen Telefonanruf vom Finanzamt erhalten. Wenn Sie also die private Steuernummer nicht angeben möchten, können Sie die Umsatzsteuernummer verwenden. Sofern Sie noch keine Umsatzsteuer Nummer haben, können Sie sich diese auf verlangen mitteilen lassen. Die Umsatzsteuernummer erhalten Sie vom Bundeszentralamt für Steuern. Sie können diese online beantragen.

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Anforderungen an die Rechnungsnummer bei gestellten Rechnungen

Der § 14 des UStG regelt, dass jede Rechnung eine Nummer enthalten muss die zur Identifizierung der Rechnung dient. Hierbei müssen die Rechnungsnummern nicht fortlaufend sein. Denn eine lückenlose Abfolge von Rechnungsnummern ist nicht zwingend notwendig. Und hilft auch Kleinunternehmern und Existenzgründern, dass Kunden erkennen, dass diese nicht viele Aufträge haben. Wenn Sie nämlich als Existenzgründer dem Kunden eine Rechnung mit der No. 23 senden und vier Wochen später eine Rechnung mit der No. 27, fällt jedem auf, dass Sie noch kein großes Geschäft betreiben. Das komplette Umsatzsteuergesetz als Gesamtausgabe finden Sie hier:

Elektronisch erstellte Rechnung – Pflichtangaben

Eine elektronisch erstellte Rechnung benötigt ein zulässiges Verfahren über die Echtheit und Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts. Eine elektronisch erstellte Rechnung muss eine elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16.05.2001 aufweisen. Das Signaturgesetz wurde am 17.07.2009 im Artikel 4 geändert. Ein Datenaustausch der Rechnung ist möglich, wenn der Einsatz von Verfahren zur Erstellung und Übermittlung vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unberührtheit und Unversehrtheit der Daten gewährleistet.

Muss eine Rechnung in Deutsch erstellt werden?
Eine Rechnung muss in einer lebenden Sprache erstellt werden laut dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung § 87 AO. Englisch wäre noch möglich, wobei die Finanzverwaltung bei schwierigen Sprachen eine Übersetzung verlangen kann und wird.

Muss eine Rechnung immer auf Papier versendet werden?
Wenn die Zustimmung des Empfängers vorliegt, kann die Rechnung auch auf elektronischen Weg übermittelt werden. Eine elektronische Rechnung erfordert eine elektronische Signatur.

Benötigt eine Rechnung eine Unterschrift?
Eine Unterschrift oder handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich.

Welche Angaben müssen auf einer Rechnung für Bewirtungskosten stehen?
Für Rechnungen aus betrieblichem Anlass muss eine maschinelle erstellte Rechnung einer Registrierkasse vorliegen.

Wann muss eine Rechnung erstellt werden?
Nach der Rechtslage müssen Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung erstellt werden. Wird eine Rechnung vielfach viel zu spät ausgestellt, können die Finanzbehörden ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängen.

Wie müssen Gutschriften erstellt werden?
Eine Gutschrift gilt wie eine Rechnung und dementsprechend muss eine Gutschrift genau so wie eine Rechnung erstellt werden.

Wie erstelle ich eine Rechnung bei der ich im fremden Namen abrechne?
Wenn Sie ein Reisebüro haben oder eine Tankstelle und den Umsatz nur in fremdem Namen abrechnen, als vermittelten Umsatz, so müssen Sie auf der Rechnung die Steuernummer bzw. Umsatzsteuernummer des leistenden Unternehmens angeben. Also im Fall des Reisebüros die Steuernummer des Reiseunternehmen wie TUI.

Wie erstellt ein Kleinunternehmer die Rechnung?
Am besten genau so wie alle anderen Unternehmen. Man sollte auf der Rechnung folgenden Satz hinzu fügen: Umsatzsteuer wird nicht erhoben, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG Abs. 1”.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Rechnungen?
Unternehmen müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren und können bei einem Verstoß mit bis zu 5.000 Euro Bußgeld bestraft werden, was ein sehr geringer Betrag ist. Private Personen müssen die Rechnungen für eine Werklieferung oder Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück zwei Jahre aufbewahren. Der Maler sollte deshalb auf alle seinen Rechnungen vermerken, dass der Rechnungsempfänger verpflichtet ist, die Rechnung zwei Jahre lang zu Steuerzwecken aufzubewahren. 

Hier finden Sie eine Muster Rechnungsvorlage zum Download.

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