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Dokumentenmanagement – Automatisierte Eingangspostverarbeitung

Welche Vorteile bietet die automatisierte Eingangspostverarbeitung?

Die interne sowie externe Kommunikation findet in einem Großteil der Unternehmen überwiegend digital statt: E-Mails sind oftmals das Kommunikationsmittel Nummer Eins und auch Faxe werden mittlerweile fast ausschließlich direkt digitalisiert. Doch tatsächliche Briefe aus Papier bleiben bei den meisten Firmen kaum aus, denn viele wichtige Dokumente oder Unterlagen werden noch immer per Post verschickt. Was können Sie also tun, um sowohl die Ankunft als auch die Distribution und Bearbeitung Ihrer eingehenden Post so effizient wie möglich zu gestalten? Können spezielle Software wie von Paperless Solutions hier Abhilfe schaffen?

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Bleiben Sie der Briefflut in Ihrem Unternehmen gewachsen!

In vielen Unternehmen geht wertvolle Zeit verloren, weil eingehende Briefe zuerst den Posteingang passieren müssen, wo sie eingetragen und sortiert werden. Von dort aus gehen sie als papierene Dokumente auf die Reise in die Fachabteilungen. Genau das erweist sich vor allem dort als echtes Hemmnis, wo die Fachbereiche auf mehrere Standorte verteilt sind. Ein schier endloser Papierkrieg. Kann Ihr Unternehmen es sich leisten, so viel Zeit in die Bearbeitung und Verteilung der ankommenden Post zu verlieren? Und wie können Sie den Verlust Ihrer kostbaren Zeit und Ressourcen stoppen? Der Umstieg auf digitales Dokumentenmanagement und automatisierte Eingangspostverarbeitung ist für viele Unternehmen genau der richtige Schritt und wird daher auch von Experten dringend geraten. Selbstverständlich sollten Unternehmer jedoch bedenken, dass mit einer solchen Umstellung zunächst einmal noch mehr Zeit und auch Geld investiert werden muss, bevor es sich auf lange Zeit rechnet. So wird neben der Einarbeitung auch neue Hardware (vor allem Scanner) und Software benötigt.

Optimierte Eingangspostverarbeitung beschleunigt Arbeitsabläufe

Wenn Sie sich als Unternehmer ausgereifte Software zur Eingangspostverarbeitung kaufen und in ihr bestehendes System zum Dokumentenmanagement integrieren lassen, müssen Ihre Fachbereiche nicht mehr warten, bis ihnen der hauseigene Briefbote ihre Post bringt. Sie haben Zugriff auf die Dokumente, sobald Sie gescannt wurden. So bekommen Ihre Kunden und Geschäftspartner schneller eine Antwort. Das trägt zur Kundenzufriedenheit bei, was wiederum ein wichtiger Aspekt der Kundenbindung ist. Und was ist schon besser als zufriedene Kunden, die Ihr Unternehmen weiterempfehlen und Ihnen selbst über viele Jahre treu bleiben?

Der Vorteil dieser Art Bearbeitung der eingehenden Post liegt außerdem darin, dass die Dokumente sofort ins digitale Archiv aufgenommen werden. So drohen Ihnen keine Nachteile für den Fall, dass ein Brief auf dem Weg zwischen den einzelnen Niederlassungen Ihres Unternehmens verschwinden sollte. Und sein wir mal ehrlich: Wer möchte schon in einem Stapel aus Dokumenten die benötigten Unterlagen heraussuchen – vor allem, wenn die Zeit oder ein wichtiger Kunde drängt?

Dokumentenmanagement

In digitaler Form sind Ihre Dokumente sicher

Mit einem digitalen Dokumentenmanagement können Sie sich zahlreiche Aktenschränke in Ihren Fachbereichen und im zentralen Archiv sparen. Auf die Sicherheit Ihrer Eingangspost und all der anderen als Bits und Bytes archivierten Dokumente müssen Sie deshalb nicht verzichten. Mittlerweile gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Dokumente zu verschlüsseln.

Dabei stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
(1) Asymmetrische Verschlüsselungsverfahren – ein öffentlicher Schlüssel kann zum Verschlüsseln der Dokumente benutzt werden, zum Entschlüsseln benötigt der Empfänger einen geheimen Schlüssel.
(2) Symmetrische Verschlüsselungsverfahren – hier steht Sender und Empfänger ein geheimer, zuvor vereinbarter Schlüssel zur Verfügung, um eine Nachricht zu ver- bzw. entschlüsseln.
(3) ID-basierte Verschlüsselungsverfahren – eine Nachricht wir bei diesem Verfahren mit der Identität des Empfängers ver- und entschlüsselt, es wird somit kein besonderer Schlüssel benötigt.

Kollektive Bearbeitung der Dokumente wird optimal unterstützt

Softwarelösungen für die Archivierung und Bereitstellung digitaler Dokumente bieten heute außerdem die Chance, eine Hierarchie der Rechte der einzelnen Nutzer zu schaffen. So kann die dort hinterlegten Dokumente wirklich nur der Mitarbeiter lesen, der dazu auch die notwendigen Berechtigungen hat. Diese Möglichkeit der Rechtevergabe an einzelne Nutzer und ganze Nutzergruppen hat noch einen ganz anderen praktischen Vorteil. Bei der zentralen Bereitstellung der Dokumente können mehrere Nutzer gleichzeitig darauf zugreifen, was die parallele Bearbeitung in mehreren Fachbereichen möglich macht. So werden die Bearbeitungszeiten von eingehenden Anfragen und/oder Bestellungen ebenfalls reduziert.

Dokumentenmanagement automatisierte Software

Praktische Features der aktuellen Softwarelösungen

Wäre es nicht eine äußerst hilfreiche Sache, wenn Sie Ihre papieren Eingangsbriefe mit dem gleichen System verwalten können, mit dem auch die eingehenden Mails an Ihre Mitarbeiter verteilt werden? Weil dadurch nicht an mehreren Stellen nach neuer Post geschaut werden muss, erhöht sich die Effizienz der Arbeit Ihrer Belegschaft. Ausgereifte Softwarepakete zum Umgang mit Dokumenten bieten Ihnen genau diese Möglichkeit. In Bearbeitung befindliche Vorgänge können zwischen den Abteilungen weitergereicht oder direkt ans Archiv übergeben werden, ohne dass ein zeitraubender Zwischentransport erforderlich wird. Auch das spart wertvolle Arbeitszeit und trägt zu einer Steigerung Ihrer Unternehmensgewinne bei. Welche Erfahrung haben Sie mit Dokumentenmangement-Software gemacht? 

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