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Reisekostenabrechnung 2017 Verpflegungspauschale

Reisekostenabrechnung 2017 – Wie Reisekosten richtig abrechnen?

Dieser Blogbeitrag zeigt auf, wie Sie Reisekosten im Jahr 2017 richtig abrechnen und was Sie beachten sollten. Wie die Jahre zuvor werden alle Reisekosten im deutschen Steuerrecht als Aufwendungen bezeichnet, wenn diese bei einer selbständigen oder betrieblichen Tätigkeit anfallen. Eine Reisekostenabrechnung setzt sich fast immer aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand, Reisenebenkosten und der Verpflegungspauschale zusammen. Die aktuellen Reisekosten 2017 – Spesensatz finden Sie hier.

Gleich vorab zur vielfach gestellten Frage. Wenn Ihr Arbeitgeber Reisekosten nicht erstattet, oder nur zu einem Teil mit geringeren Sätzen, so können Sie den Restbetrag in der Steuererklärung eintragen. Vielfach zahlen Arbeitgeber nur verminderte Pauschbeträge. Die Differenz tragen Sie in der Steuererklärung ein, auch wenn der Arbeitgeber gar keine Reisekosten erstattet hat. Dann den vollen Betrag. Tragen Sie Übernachtungskosten in die Steuererklärung ein, so werden diese vom Finanzamt nur anerkannt, wenn Sie Einzelnachweise in Form von Hotelrechnungen der Steuererklärung beilegen.

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Fahrtkosten 2017 und Reisekostenabrechnung richtig vornehmen

Wie in den Jahren zuvor, gibt es keine regelmäßigen Arbeitsstätten mehr, sondern nur noch eine erste Tätigkeitsstätte. Die Tätigkeitsstätte ist der Ort, an welchem der Mitarbeiter mindestens zwei Tage in der Woche verbringt. Die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte können im Jahr 2017 mit 0,30 Euro pro Kilometer in der Reisekostenabrechnung abgerechnet werden. Ebenso alle betrieblich gefahrenen Kilometer. Während Pendler nur die einfache Wegstrecke abrechnen können, gilt für die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit die doppelte Strecke. Angestellte die ein Home Office haben verfügen über keine erste Tätigkeitsstätte. Wer trotzdem einmal zum Unternehmen fährt begeht eine Dienstreise die abrechenbar ist. Leiharbeiter die an einem einzigen Ort arbeiten z.B. bei BMW in Regensburg können auch diese erste Tätigkeitsstrecke angeben. Für Studenten ist die Universität oder Hochschule die erste Tätigkeitsstrecke für die Abrechnung der Fahrtkosten 2017. Da Busfahrer oder Fernfahrer keine erste Tätigkeitsstätte haben, gilt hier der feste Übergabeort des Autos. Dies gilt auch für Lokführer, Sanitäter oder Flugpiloten.

Aufgrund der günstigen Leasingraten ist es im Jahr 2017 möglich, einen Firmenwagen günstig zu leasen. Der Arbeitgeber könnte guten Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen. Der Angestellte rechnet ein Prozent vom Neupreis als Nutzungswert ab, der mit dem Gehalt versteuert wird. Kostet das Auto 30.000 Euro ohne Rabatt, so werden monatlich 300 Euro auf Ihr Gehalt theoretisch angerechnet und für den höheren Betrag zahlen Sie Steuer. (maximal theoretische 140 Euro im Monat) Hier könnte man seinen Chef auf diese Option ansprechen. Zusätzlich muss noch 0,03% vom Listenpreis pro Kilometer berechnet werden. Grob überschlagen muss der Arbeitgeber also bei einem Firmenwagen mit einem Wert von 30.000 Euro ungefähr 250 Euro mehr Steuern zahlen, fährt dafür aber umsonst und zahlt keinen Benzin und den Wertverlust vom Auto.

Reisenebenkosten sind auch Telefongespräche, Mautgebühren oder Parkgebühren. Alle für eine Dienstreise anfallenden Kosten können in der Reise-Nebenkostenabrechnung aufgeführt und abgerechnet werden. Haben Sie keine Belege, können Sie einen glaubhaften Eigenbeleg schreiben. Zerrissene und zerschnittene Belege erkennt das Finanzamt übrigens nicht an.

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Übernachtungskosten in der Reisekostenabrechnung 2017 richtig abrechnen

Die Unterkunftskosten und Übernachtungskosten können im Jahr 2017 uneingeschränkt in tatsächlicher Höhe abgezogen werden, sofern diese noch realitätsnah sind. (keine Suite für 5.000 Euro am Tag) Die Übernachtungskosten sind die Kosten für die Übernachtung, jedoch nicht für die Parkgebühren der Tiefgarage oder Pay-TV. Diese zählen als Reisenebenkosten. Bei Ausweisung der Übernachtungskosten 2017 inkl. Frühstück muss der Gesamtbetrag um 20 Prozent gekürzt werden. Dies gilt auch für das Ausland. Für den Werbungskostenabzug des Unternehmers sind nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten maßgebend. (R 9.7 Absatz 2 und R 9.11 Absatz 8 LStR). Für Dienstreisen in das Ausland gelten die im Zielland abhängigen Verpflegungspauschalen. Aber auch für Auslandsreisen gibt es nur noch die 8 Stunden und 24 Stunden Verpflegungs-Pauschale. Kommen Sie erst spät am Abend im Ausland an, gilt trotzdem bereits das Auslandstagegeld.

Beispiel für eine Dienstreise über 3 Tage
Fahrtkosten 300 Kilometer x 0,30 Euro = 90 Euro
Übernachtungskosten 2 Tage im Hotel laut Beleg
Verpflegungsmehraufwand Tag 1 = 12 Euro
Verpflegungsmehraufwand Tag 2 = 24 Euro
Verpflegungsmehraufwand Tag 3 = 12 Euro
Reisenebenkosten = alle per Beleg angefallenen Kosten

Am ersten und dritten Tag können nur 12 Euro abgerechnet werden, da der Reisende keine 24 Stunden unterwegs war. Gab es am dritten Tag als Beispiel ein kostenloses Frühstück, so müssen 4,80 Euro in Abzug gebracht werden, was nur noch 7.20 Euro ergibt.

Verpflegungsmehraufwand 2017 richtig abrechnen

Der Verpflegungsmehraufwand sind Kosten, die Reisende aus beruflichen Gründen zu tragen haben. (hält sich nicht in der ersten Tätigkeitsstätte auf) Ob für Frühstück, Mittagessen oder Abendessen. Hier müssen die entsprechenden Abzüge berücksichtigt werden. Frühstück 20 Prozent und Mittag- und Abendessen je 40 Prozent. Diese Regelung gilt aber nicht für selbständige Unternehmer. Bei sehr teuren Einladungen wie VIP Fußball Sitze müssen Sie jedoch aufpassen, ob dies noch unter die Grenze fällt, oder bereits von Ihnen oder dem Einladenden versteuert werden muss. Grundsätzlich sollte ein Arbeitsessen den Wert von 60 Euro brutto nicht übersteigen.

Verpflegungspauschale 2017 Reisekostenabrechnung

Fragen und Antworten zur Verpflegungspauschale 2017

Kann ich aufgrund falscher Reisekostenabrechnung abgemahnt werden?
Bei bewusst falschen Angaben auf jeden Fall. Eine manipulierte Reisekostenabrechnung rechtfertigt sogar eine Kündigung. Reisekostenabrechnungen nehmen Unternehmen immer gerne her, um missliebigen Arbeitnehmern etwas unterzuschieben. Dies ist gängige Praxis. Machen Sie deshalb Ihre Reisekostenabrechnung wöchentlich und arbeiten sauber. Werden Sie vorgeladen und sollen einen deshalb einen Aufhebungsvertrag unterschrieben, machen Sie dies bitte niemals.

Gibt es eine Möglichkeit den Aufwand der Reisekostenabrechnung zu reduzieren?
Ja, Dienstleister wie HRworks bieten Schnittstellen an. Ebenso gibt es Reisekostenabrechnungsprogramme wie Lexware 2017, IUH Software, ZEP, Xpenditure, MonKey Reiskosten 2017, Intex Reisekosten oder Outdoor.

Mein Arbeitgeber ersetzt weniger Fahrtkosten. Was tun?
War diese Kürzung vorher nicht vereinbart, sollte man den Arbeitgeber darauf ansprechen. Weigert er sich die 0,30 Euro pro Kilometer zu zahlen, fahren Sie mit Verlust zur Arbeit. Wenn er sich weigert, sollten Sie ihn darauf hinweisen, dass nach § 670 BGB der Beauftrage einen Aufwendungsersatz verlangen kann. Bekommen andere Beschäftigte die 0,30 Cent Fahrtkosten, muss er Ihnen diese auch im Rahmen des Gleichbehandlungsgrundsatz geben. Weigert er sich weiter und wurden im Arbeitsvertrag keine Regeln verankert können Sie diese nur noch steuerlich geltend machen. Reisekosten sind Werbungskosten, auch wenn das Unternehmen diese nicht vollständig ersetzt.

Mein Arbeitgeber berechnet mir das Frühstück voll laut Hotelbeleg.
Ist in dem Übernachtungspreis das Frühstück enthalten und nicht ausgewiesen zieht der Arbeitnehmer 20 Prozent Verpflegungspauschale ab. Wird das Frühstück extra ausgewiesen, als Beispiel mit 23 Euro, darf der Arbeitgeber natürlich nicht den Betrag von 23 Euro in der Spesenabrechnung abziehen.

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Das Frühstück kostet 3 Euro, muss ich trotzdem 4,80 Euro abziehen?
Dann sind auch nur 3 Euro abzuziehen. Steht auf der Hotelrechnung, dass kein Frühstück stattgefunden hat, muss man gar nichts abziehen. Um Diskussionen zu vermeiden, schlagen wir vor, die 3 Euro Frühstückskosten bar zu zahlen. Die Hotelrechnung enthält dann eine Nacht mit der Angabe „ohne Frühstück“.

Sind die Verpflegungskosten bindend für den Arbeitgeber?
Nein, das hängt vom Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ab.

Muss die Reisekostenabrechnung schnell bezahlt werden?
Angenommen Sie reichen eine Reisekostenabrechnung ein und zwei Chefs müssen unterzeichnen und dies zieht sich über Monate hin und bekommen kein Geld. Oder werden nach Wochen aufgefordert, nun alles digital einzureichen. Grundsätzlich kann der Arbeitgeber die Abrechnungsform nicht vorschreiben. Gibt es aber ein offizielles Muster, so ist dieses zu nutzen. Es gibt derzeit keine rechtliche Grundlage, in welcher Zeit der Arbeitgeber die Reisekosten erstatten muss. Die Erstattung muss in einem Verhältnis in zeitlicher Hinsicht zur Dienstreise stehen. Bestehen weiterhin die Probleme, ist es dem Arbeitnehmer zu empfehlen, eine Firmenkreditkarte oder einen Vorschuss zu beantragen.

Das Mittagessen wird mit 25 Euro berechnet. Muss ich mehr abziehen?
Nein, die Verpflegungspauschale bleibt gleich mit 40 Prozent.

Ich bin 14 Tage im Ausland unterwegs, arbeite jedoch nur 10 Tage.
Wenn Sie 14 Tage im Ausland sind und nur an den Wochentagen arbeiten, muss der Arbeitgeber trotzdem für die freien Tage im Ausland den Verpflegungsmehraufwand erstatten.


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