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Rechnung Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer

Kleinunternehmer oder Unternehmer – Rechnung mit oder ohne Mehrwertsteuer?

Kleinunternehmer dürfen sich im deutschen Recht einer Sonderstellung erfreuen. Bei der Erstellung einer Rechnung hat der Kleinunternehmer zwei verschiedene Auswahl Möglichkeiten, die er jedoch vor Geschäftsbeginn festlegen muss. Entweder der Kleinunternehmer erstellt immer eine Rechnung mit Mehrwertsteuer, oder er erstellt immer eine Rechnung ohne Mehrwertsteuer. Wir haben die wichtigsten Fakten zum Thema Kleinunternehmer und Rechnungstellung zusammengefasst. So können Sie schnell selbst abwägen, welche Art der Rechnungstellung für Ihr Unternehmen geeignet ist. Beantwortet werden folgende Fragen:

Wer darf eine Rechnung ohne Mwst, bzw. Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen?
Was muss bei der Erstellung einer Rechnung ohne Mehrwertsteuer beachtet werden?
Wer darf überhaupt Mwst. bzw. Umsatzsteuer in Rechnung stellen?
Welche Anforderungen gelten zur Rechnungstellung für Kleinunternehmen?
Ab wann muss Umsatzsteuer – Mehrwertsteuer bezahlt werden?
Wie kann man von der Kleinunternehmerregelung zur Umsatzsteuerpflicht wechseln?
Was empfehlen wir unseren Kunden bei der Frage zur Kleinunternehmerregelung.

Wer darf sich als Kleinunternehmer bezeichnen? 

Nach der Kleinunternehmerregelung § 19 UStG (http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html ) dürfen Sie sich als Kleinunternehmer bezeichnen, wenn Ihr Umsatz (inklusive Umsatzsteuer) im Vorjahr weniger als 17.500,- EUR betrug. Der Umsatz (inklusive Umsatzsteuer) im laufenden Geschäftsjahr darf den Grenzbetrag von 50.000,- EUR nicht übersteigen. Halten Sie diese Grenzen ein, dürfen Sie sich Kleinunternehmer nennen.

Ich bin Existenzgründer, wie kann ich die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Hier gelten die oben genannten Grenzbeträge zur Kleinunternehmer Regelung. Der Umsatz für das erste Geschäftsjahr wird geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst. Sie sollten ihren Umsatz jedoch realistisch einschätzen, da Sie sonst Nachteile erhalten, wenn Sie einen Umsatz von 15.000 Euro im Jahr schätzen, aber 200.000 Euro erwirtschaften.

Welche Vorteile habe ich von der Kleinunternehmerregelung?

Ein Kleinunternehmer darf bei der Erstellung der Rechnung die Mehrwertsteuer nicht ausweisen, aber im Gegenzug vom Finanzamt auch keine Vorsteuer einfordern. Der Kleinunternehmer wird umsatzsteuertechnisch wie ein normaler Verbraucher behandelt und muss/darf keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Durch die vereinfachte Erstellung der Rechnung fällt weniger Bürokratie an. Eine enorme Erleichterung und zudem eine Eliminierung von Fehlermöglichkeiten in der Abrechnung mit dem Finanzamt. Die vereinfachte Rechnung kann ein großer Vorteil für den Kleinunternehmer sein, denn auch Einsparungen der Steuerberaterkosten sind dadurch möglich. Der Kleinunternehmer erstellt also eine Rechnung ohne Mwst. bzw. eine Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Ein Praxisbeispiel, verdeutlicht die verschiedenen Rechnungsarten und die Konsequenzen für den Kleinunternehmer.

Kleinunternehmer Erstellung Rechnung

Die Rechnung für den Kleinunternehmer ohne Mwst.:

Als Kleinunternehmer erwerben Sie einen PC zum Kaufbetrag von brutto 4.000,- EUR. Vom Händler erhalten Sie eine Rechnung über den Nettobetrag von 3.361,45 EUR plus 19% Mehrwertsteuer, 638,64 EUR. Der ausgewiesene Bruttobetrag der Rechnung von 4.000,- EUR ist von Ihnen zu bezahlen. Erstellen Sie als Kleinunternehmer Ihrem Kunden eine Rechnung, dann berechnen Sie den Bruttobetrag zum Beispiel über 4.500,- EUR ohne die Mehrwertsteuer auszuweisen. Der Bruttobetrag ist zu 100 Prozent Ihre Einnahme.

Die Rechnung für ein Unternehmen mit Mwst.:

Beim gleichen Einkauf kann der Unternehmer die Mehrwertsteuer von 638,64 EUR aus der Einkaufsrechnung beim Finanzamt einfordern. Der Unternehmer erhält die Vorsteuer zu 100 Prozent zurück. Er bezahlt tatsächlich für den PC nur den Nettobetrag der Rechnung von 3.364,45 EUR. Erstellt der Unternehmer eine Rechnung an seinen Kunden über den Bruttobetrag von 4.500,- EUR, bezahlt er im Gegenzug die ausgewiesene Mehrwertsteuer an das Finanzamt zurück. Seine Einnahme ist der Nettobetrag von 3.781,51 EUR.

Rechnung ohne Mwst. – Rechnung ohne Umsatzsteuer – Ausnahmen

Es dürfen also nur Kleinunternehmer im Sinne des $ 19 UStG keine Mehrwertsteuer bei einer Rechnungserstellung angeben. Sie dürfen dann auch nur eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen und dürfen im Umkehrschluss natürlich auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen in Abzug bringen. Dies ist der Hauptgrund, warum viele Existenzgründer auf die Kleinunternehmer Regelung und die Rechnung ohne Umsatzsteuer verzichten. Denn wenn Sie Produkte und Waren einkaufen, vor allem teuere wie Regale oder Waren, können Sie keine Vorsteuer in Abzug bringen. Und hier gibt es noch eine weitere Hürde. Wenn Sie auf Ebay über Jahre eine Vielzahl von Produkten verkaufen und versteigern, kann später im Sinne des UStG eine unternehmerische Tätigkeit vorliegen. Das Finanzamt kann dies später als unternehmerische Tätigkeit ansehen und durch die plötzliche Umsatzsteuerpflicht ist nun auch der Überschuss der Einnahmen der Einkommenssteuer zu unterwerfen.

Wann empfehlen wir eine Rechnung ohne Mwst. bzw eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Unseren Klienten raten wir grundsätzlich davon ab, bis auf einige Ausnahmefälle wie der Putzfrau. Sobald Sie jedoch mit Waren handeln, oder das Geschäft von Anfang an professionell dastehen soll, empfiehlt sich die Rechnungsstellung mit Mwst. und der Verzicht als Kleinunternehmer.

Vorteile – Nachteile der vereinfachten Rechnung ohne Mwst. für Kleinunternehmer

Als Unternehmer sollten Sie Für und Wider der Kleinunternehmerregelung für Ihr Geschäftsmodell genau abwägen. Wenn Sie zu Beginn Ihrer Selbständigkeit hohe Investitionen tätigen, ist es ratsam auf die Sonderstellung als Kleinunternehmer zu verzichten. So können Sie die anfallende Mehrwertsteuer vom Finanzamt einfordern.  Über die monatlich oder vierteljährlich anfallende Umsatzsteuervoranmeldung teilen Sie dem Finanzamt die Differenz der Umsatzsteuer aus Ihren Einnahmen und Ausgaben mit und erhalten diese direkt auf Ihr Unternehmenskonto ausbezahlt. Entscheiden Sie sich gegen die Kleinunternehmer Sonderstellung, so ist diese Entscheidung für fünf Jahre bindend.

Als Kleinunternehmer haben Sie eine ordnungsgemäße Rechnung für Ihre Kunden zu erstellen. Zu den Grundpositionen der Rechnung gilt es folgendes zu beachten.

  1. Sie dürfen auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie schreiben nur den Bruttobetrag auf die Rechnung. (Rechnung ohne Umsatzsteuer)
  2. Auf der Rechnung ist auf die Kleinunternehmerregelung hinzuweisen. Zum Beispiel mit diesem Satz: „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“.

Durch die vereinfachte Rechnung werden Sie sofort als Kleinunternehmer eingestuft und der Empfänger kann keinen Umsatzsteuerabzug beim Finanzamt geltend machen. Auf der Rechnung ist Ihre Steuernummer anzugeben. Dadurch sieht natürlich aber auch ihr Geschäftspartner, dass Sie unter 17.500 Euro Umsatz liegen und wird Sie ggf. nicht ernst nehmen. Denn vor allem wenn Sie einen hochwertigen Internet Auftritt haben und auch sehr professionell auftreten, fällt es sehr negativ auf, wenn sich später heraus stellt, dass Ihr gesamter Umsatz nicht einmal diese Schwelle überschreitet. Sie sind damit sehr gläsern und wirken recht schnell umprofessionell. Denn von diesen Einnahmen kann niemand in Vollzeit eine Selbständigkeit betreiben.

3 Pfeile

Fazit: Beantragen Sie als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer Identifikationsnummer. Sie brauchen so Ihre private Steuernummer nicht auf der Rechnung zu veröffentlichen und schützen sich vor Missbrauch. Außerdem ist für den Einkauf und Verkauf innerhalb der EU die Umsatzsteuer ID erforderlich, damit Sie sich als Unternehmer identifizieren können. Eine Rechnungserstellung mit Umsatzsteuer ist ein Zeichen von Professionalität.

Es lohnt sich von Anfang an das Geschäftsmodell Kleinunternehmer zu überdenken. Kleinunternehmer bedeutet weniger Bürokratie, doch bei hohen Investitionen entsteht schnell ein Nachteil für Sie. Erstellen Sie für Ihr Unternehmen einen Business und Investitionsplan, so erkennen Sie sofort welche Ausgaben anfallen werden und ob die Kleinunternehmerregelung für Sie in Frage kommt. Brauchen Sie Unterstützung bei der Unternehmensgründung? Fragen zur Erstellung einer Rechnung ohne Mwst.? Dann kontaktieren Sie uns. 

17 Comments
  • Wolf Juliane on Januar 12, 2016

    Hallo, ich bin nun mittlerweile irretiert ob ich die erste Rechnung mit MwSt erstelle oder nicht. Mein mann hat ein Kleingewerbe im Bereich Bau angemeldet. Jetzt habe ich nun meine erste Rechnung due ich schreiben soll. Vielleicht könnt ihr mir helfen .. lieben Gruß

    • Roger Taiber on Januar 13, 2016

      Also es kommt auf den Umsatz im ersten Jahr an. Sie können aber nur eine Rechnung mit MwSt. erstellen, wenn Sie sich vorher auch eine MwSt. Nummer zugelegt und beantragt haben.

  • Edda on Februar 9, 2016

    Wenn der Umsatz im ersten Jahr als Kleinunternehmer bei 15.000 Euro lag, im zweiten bei ca 30.000 Euro und ebenso auch im dritten Jahr bei ca 30.000 Euro liegen wird – ist man dann immer noch Kleinunternehmer im Sinne des $ 19 UStG?

    • Roger Taiber on Februar 11, 2016

      Guten Tag, leider nicht, da sie im vorangegangenen Jahr nicht weniger als 17.500 Euro erwirtschaftet haben. Im vorangegangenen Kalenderjahr 17.500 Euro
      und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro. Das UND bedeutet, dass beides zutreffen muss.

      • Edda on Februar 12, 2016

        Vielen Dank, eine Anschlussfrage: wenn man die Grenze von 17.500 Euro einmal überschritten hat und dadurch in den folgenden Jahren die Umsatzsteuer an das Finanzamt weitergeben muss, ist man dann ständig von der Kleinunternehmerregelung ausgenommen oder gilt diese wieder wenn man zwei Jahre in Folge wieder unter 17.500 Euro Umsatz/Jahr liegt?

        • Roger Taiber on Februar 13, 2016

          Guten Tag, da müssten Sie Ihren Steuerberater fragen. LG Roger Taiber

  • Alex on März 30, 2016

    Hallo, wenn ich hauptberuflich angestellter bin und nebenbei etwas als selbstständiger verdiene, muss ich mein Gehalt dazu rechnen, oder wie es dann?

    • Roger Taiber on März 31, 2016

      Guten Tag, weis jetzt nicht was Sie meinen. Zur späteren Versteuerung der Einkommenssteuer wird das zusätzlich verdiente zum Gehalt mit dazu gerechnet.

  • Chris on April 25, 2016

    Wie kommen Sie in dem zweiten Rechen-Beispiel auf einen Nettobetrag von 3781,51€?

    • Roger Taiber on April 26, 2016

      Auf welchen kommen Sie?

  • Schmidbauer Thomas on April 28, 2016

    Hallo eventuell kann mir jemand weiterhelfen ich betreibe nebenberuflich ein Gewerbe Verkauf von Motorradteilen und Zubehör mit Onlineshop,
    Ich habe bis Dato die Kleinunternehmer Regelung $19… jetzt möchte eine Firma bei mir kaufen braucht aber eine Rechnung mit ausgew. MwSt…ich wollte jetzt Umstellen weil ich ja auch dauernd Ware beim Großhändler Einkaufe und auch dauernd Ausgaben habe Verpackung Versandmaterial etc wo auch immer 19% erhoben werden…
    Wie soll ich vorgehen ?
    Danke Thomas

  • Mira on August 10, 2016

    Hallo,
    ich bin Kleinunternehmerin und habe damit eigentlich keine Problem. Jetzt ist mir aber schon zum 2. Mal ein Kunde begegnet, der mit mir nicht zusammen arbeiten will, weil er eine Rechnung mit Mwst haben will?? Was hat das zu bedeuten? Welche Vorteile haben denn diese Kunden davon, wenn es allen andren egal ist?
    Grüße, Mira

    • Roger Taiber on August 10, 2016

      Wirkt leicht unprofessionell und man weiss, dass Sie nur wenig Geschäft machen. Das Sie eben nur eine kleine Firma sind. Das ist so ähnlich, als wenn ein Continental Geschäftsführer mit einem Polo kommen würde und sagt, es ist sein Firmenwagen. Das hat rein gar nichts mit seiner Qualifikation zu tun, aber die Menschen machen sich eben so Ihre Gedanken. Ist ist eine Art Statussymbol für eine Firma. Umstellen auf mit MwSt. ist einfach und hat vom Prinzip keinerlei Nachteile, wenn Sie auch einkaufen.

  • Karo on November 11, 2016

    Ich bin vom Finanzamt von der Umsatzsteuer befreit. Meine Rechnungen stelle ich dementsprechend ohne Mwst. Aber wie sieht es bei meinen Ausgaben aus, z.b. Fachbücher etc. Wenn das Buch Brutto 20 Euro kostet und Netto 18,68 Euro, targe ich dann bei meinen Ausgaben den Bruttowert ein oder den Nettowert?

    • Roger Taiber on November 19, 2016

      Den Bruttowert. Da Sie von der Umsatzsteuer befreit sind, können Sie auch keine Umsatzsteuer abrechnen. Und da Sie 20 Euro für das Buch bezahlt haben, müssen Sie auch die tatsächlichen Kosten im Kassenbuch unter Ausgaben eintragen. Theoretisch könnten Sie auch 18,68 Euro eintragen aber sich selbst um 19 % bringen. Denn dann hätten Sie niedrigere Ausgabe und letztendlich einen höheren Gewinn.

  • Julia B on Juli 12, 2017

    Danke für den hilfreichen Beitrag. Verstehe ich das richtig, dass ich als Kleinunternehmer statt 500,00 Netto 595 Euro Brutto auf die Rechnung schreibe und dann den §19, dass keine UST ausgewiesen wird? Ich glaube, ich habe es bisher falsch gemacht und immer nur den Nettobetrag verlangt/ aufgeschrieben. Danke für Ihre Hilfe! Julia

    • Roger Taiber on Juli 29, 2017

      Hallo, Du solltest weiterhin den Nettobetrag aufschreiben. Die restlichen 95 Euro kann er ja nicht von der Steuer absetzen, da Du ja keine MwSt. ausweist. Vom Prinzip machst mit dem Kunden einen Preis aus wie 250 Euro. Und genau die berechnest dann.

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