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Grundlagen der Belegabrechung für das Finanzamt

Grundlagen der Belegabrechnung

Kassenbons, Rechnungen, Belege und Quittungen erhalten wir dauernd und überall. Im folgenden Artikel wird vorgestellt, was bei den gängigsten Belegen zu beachten ist und wofür diese ganzen Zettel gut sind. Um bei der Steuererklärung Ihre Ausgaben geltend zu machen, müssen Sie diese auch belegen können. Daher der Name Beleg für sämtliche Zettel, die Sie beim Geldausgeben erhalten. In der Regel führen alle belegten Ausgaben zu einer Gewinns Reduktion und damit Reduzierung der Steuer. Die enthaltene Mehrwertsteuer können Sie sich in einigen Fällen wieder zurückholen d.h. vom Finanzamt Geld zurück bekommen. Das ist eine tolle Sache, weshalb man grundsätzlich darauf achten sollte, für jede finanzielle Transaktion einen Beleg zu erhalten, mit welchem sich die entsprechende Geldbewegungen belegen und nachvollziehen lässt. Denn alle Arten die den Gewinn schmälern, findet das Finanzamt grundsätzlich erstmal nicht gut.

Belegabrechnung Finanzamt

Welche rechtlichen Daten müssen Belege immer enthalten?

Es gibt einige Unterschiede zwischen den so genannten Kleinbetragsbeträgen bis 150 € brutto und den höheren Rechnungen. Egal was Sie kaufen. folgende Punkte müssen auf jeden Fall auf dem Beleg stehen und die jeweiligen Vorschriften gelten auch bei Bewirtungsquittungen. Zu den Kleinbetragsbelegen gehören folgende steuerrechtlichen Bestandteile. Auf Kleinbetragsbelegen bis 150 € brutto muss der Umsatzsteuerbetrag nicht separat ausgewiesen sein, sondern es reicht schon der Steuersatz aus.

– Ausstellungsdatum und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
– Art und Menge der Ware oder Leistung
– Steuersatz 7 % oder 19 % und der Bruttobetrag

Bei höheren Beträgen über 150 € brutto, gibt es folgende steuerrechtlichen Bestandteile:
– Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
– Zeitpunkt der Leistung oder Warenlieferung
– Vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers
– Art und Menge der Ware oder Leistung
– Ausgewiesener Vorsteuerbetrag und Nettoentgelt
– Steuersatz 7% oder 19% oder Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiung
– Steuernummer des Ausstellers (UST.ID)

Für Belegabrechnung im Ausland ist innerhalb der EU ebenfalls die Steuernummer des Rechnungsausstellers oder die UST.ID-Nummer erforderlich. Es ist ebenfalls üblich die UST.ID-Nummer des Leistungsempfängers aufzuführen, jedoch nicht zwingend erforderlich.

Belegabrechnung für Finanzamt Ausgaben

Bewirtungsbeleg

Möchten Sie jemanden aus beruflichem Anlass zum Essen einladen, so können Sie auch diese Ausgaben steuerlich geltend machen und bis zu 70 % der Kosten von der Steuer absetzen. Zwar müssen Sie den Rest selbst tragen, das Essen wird aber immerhin viel günstiger ausfallen. Die 19 % MwSt. die in der Summe enthaltenen sind, können Sie zu hundertprozentig wieder zurückholen. Auch Trinkgelder können zu hundertprozentig geltend gemacht werden, enthalten jedoch keine Mehrwertsteuer. Sehr wichtig dabei ist, dass neben den o.g. steuerrechtlichen Bestandteilen auch der Bewirtungsanlass und die beiden Bewirtungsteilnehmer vermerkt sind. Im Fall dass in der Bewirtungquittung keine Felder zum Eintragen von Bewirtungsanlass, Bewirtungsteilnehmer etc. enthalten sind, so kann der Beleg zusammen mit einem Bewirtungskostenformular beim Steueramt eingereicht werden.

Beispiel: Sie gehen mit Ihrem Kunden zu Ihrem Lieblingsrestaurant essen und auf der Rechnung stehen 84,70 EUR, die auf 90 EUR aufgerundet werden. Als Anlass der Bewirtung können Sie ein Akquisegespräch oder Projektbesprechung aufführen, wobei die bewirtete Personen Sie selbst und Ihr Kunde sind. Als Ort der Bewirtung wird die Adresse des Restaurants angegeben. Die Höhe der Aufwendungen beträgt 90 € und nachdem die Mehrwertsteuer von 84,70 EUR rausgezogen ist, erhalten Sie also 13,52 EUR vom Finanzamt zurück. Schließlich werden das Trinkgeld und die absetzbaren Kosten vom Nettobetrag abgerechnet, so dass die Endsumme (84,70 EUR – 13,52 EUR) x 0,7 = 49,83 EUR beträgt. Auf diese Weise können Sie am Ende des Jahres den Gewinn mindern und weniger Steuern zahlen.

Finanzamt Belegabrechnung

Bahnfahrtkarte und Taxiquittung

Auch bei diesen Belegen können Sie nicht nur den steuermindernden Effekt genießen, sondern auch die enthaltene Mehrwertsteuer zurück holen. Dabei ist nur wichtig, dass auf der Quittung der enthaltene Mehrwertsteuersatz sowie die Fahrtdestination angegeben sind. Das gleiche Prinzip gilt auch für die Straßenbahntickets, obwohl der Mehrwertsteuersatz und das Fahrtziel auf diesen Tickets eigentlich nie ausgewiesen sind. Trotzdem kann man sie wie oben beschrieben buchen und für innerstädtische Fahrten 7 % bzw. für Fahrten in eine andere Stadt 19 % Mehrwertsteuer zurück bekommen.

Beispiel: Sie fahren mit dem Taxi von Zuhause bis zum Bahnhof für 15 €. Es handelt sich dabei um eine innerstädtische Fahrt und die Ausgabe wird folgendermaßen verbucht. Als erstes können Sie schon mal die Mehrwertsteuer ausziehen, die Sie vom Finanzamt zurück bekommen. Das wären also 15 EUR / 1,07 x 0,07 = 0,98 EUR. Die absetzbaren Kosten werden durch den Nettobetrag dargestellt und mindern den Gewinn am Jahresende, so dass Sie immerhin weniger Steuern bezahlen: 15 EUR – 0,98 EUR = 14,02 EUR.

Weitere Standardbelege und Hinweise

Auch bei allen weiteren Standardbelegen gelten die oben genannten Mindestinhalte, je nachdem ob die Rechnung mehr oder weniger als 150 € beträgt. Die enthaltene MwSt. bei einer Portoquittung ist zum Beispiel 0%, während bei einer Rechnung für Fachliteratur 7 % Mehrwertsteuer anfällt. Bei einem Kassenbon für Büromaterial können Sie sogar 19 % der Mehrwertsteuer zurückerhalten. Schauen Sie auf dem Beleg übrigens immer genau danach, wie viel Mehrwertsteuer darin tatsächlich enthalten ist. Viele Produkte und Dienstleistungen werden nämlich mit dem vergünstigten Mehrwertsteuersatz von 7 % verkauft, obwohl sie überhaupt keine Mehrwertsteuer enthalten (z.B. Flüge ins Ausland oder Porto) oder auf dem Beleg sind unterschiedlich besteuerte Leistungen aufgeführt.

Ebenfalls sollten Sie niemals Rechnungen, Kreditkartenbelege oder Barbelege zerschneiden und zerschnitten aufkleben, da zerschnittene Belege dadurch ihre Gültigkeit verlieren und nicht mehr akzeptiert werden z.B. bei einer Betriebsprüfung. Schließlich müssen Unternehmer sowohl gestellte als auch eingehende Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahren, was nicht selten auch Probleme mit sich bringt, da einige Dokumente mit der Zeit verblassen wie z.B. Thermopapier Gefaxtes oder Tankquittungen. Damit solche Dokumente über die gesamte Aufbewahrungsfrist weiterhin lesbar bleiben, sollten Sie von solchen Beträgen immer Papierkopien anfertigen.

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